Das digitale Posteingangszentrum (DPEZ)
Das Digitale Posteingangszentrum (DPEZ) ist ein interner Service der DFN Allertal & Mittelweser Group und unterstützt ausschließlich deren Fachbereiche bei der strukturierten digitalen Verarbeitung von eingehender und ausgehender Post.
Alle bisherigen Funktionen bleiben vollständig erhalten. Die Verarbeitung erfolgt standortübergreifend nach einheitlichen Qualitäts- und Sicherheitsstandards.
Leistungsumfang (intern)
- Annahme und Öffnung eingehender Briefsendungen
- Digitalisierung sämtlicher Dokumente (inkl. Anlagen, handschriftlicher Vermerke, mehrseitiger Inhalte)
- Indexierung mit Metadaten (Datum, Absender, Empfänger, Aktenzeichen)
- Sofortige digitale Bereitstellung für den jeweiligen Fachbereich
- Sichere Archivierung nach internen Vorgaben
- Optionale Lagerung oder Vernichtung der Originale gemäß interner Richtlinien
Standorte des DPEZ
- DPEZ Celle‑Neuenhäusen (Ein- und Ausgang)
- DPEZ Nienburg‑Langendamm (Ein- und Ausgang)
- DPEZ Schneeberg (Eingang)
Digitaler Postausgang (Ausgehende Sendungen)
Bei allen ausgehenden Sendungen wird vor dem physischen Versand ein zusätzlicher Scanvorgang durchgeführt:
- Jede Sendung wird vor dem Versand digital erfasst
- Es wird automatisch eine digitale Akte zum Empfänger und zum Fall erzeugt
- Das zugehörige Aktenzeichen ist jederzeit abrufbar
- Die digital hinterlegte Ausgangspost bleibt dauerhaft verfügbar
Damit ist gewährleistet, dass sowohl eingehende als auch ausgehende Schriftstücke vollständig dokumentiert und jederzeit nachvollziehbar sind.
Zweck des Dienstes
Das DPEZ dient der internen:
- Vereinheitlichung der Postprozesse
- Beschleunigung der Vorgangsbearbeitung
- Sicherstellung revisionssicherer Dokumentation
- Unterstützung der digitalen Verwaltungsabläufe innerhalb der DFN Allertal & Mittelweser Group