Das digitale Posteingangszentrum (DPEZ)
Digitales Posteingangszentrum (DPEZ): Moderne Postverwaltung für Privatpersonen, Unternehmen, Selbstständige & Vereine
In einer zunehmend digitalen Welt sind traditionelle Papierprozesse nicht mehr effizient. Gerade wenn Sie als Privatperson, Unternehmer, Vereinsvorstand oder Solo-Selbstständiger regelmäßig Geschäfts- oder Privatpost erhalten, kann ein Digitales Posteingangszentrum (DPEZ) enorme Vorteile bringen: Sie erhalten Ihre Post schneller, strukturierter und mit klaren digitalen Abläufen, ohne Zeitverlust und ohne Medienbrüche.
Was ist ein Digitales Posteingangszentrum (DPEZ)?
Ein DPEZ ist ein zentraler Dienst zur digitalen Verarbeitung Ihrer physischen Post. Dabei werden alle eingehenden Schriftstücke:
- erfasst
- digitalisiert
- sicher archiviert
- und an Sie weitergeleitet
So entsteht ein digitaler „Eingangskanal“ für Ihre gesamte Kommunikation, unabhängig davon, ob Sie gerade im Büro, unterwegs oder im Home-Office sind.
Wie funktioniert ein DPEZ: Der Ablauf Schritt für Schritt
- Postannahme & Öffnung
Ihre postalische Briefsendung wird an eine zentrale Adresse für Sie angenommen. Dort öffnet das Team die Sendungen und bereiten sie für die Digitalisierung vor. - Scannen & Digitalisierung
Die Originaldokumente werden mit professionellen Scannern qualitativ und lesbar digitalisiert, inklusive aller Seiten, Anhänge und Dokumentteile.
Dies geschieht mit standardisierten Scaneinstellungen, sodass die Dateien in hoher Auflösung und optimaler Lesbarkeit vorliegen. - Indexierung & Zuordnung
Jedes Dokument wird mit Metadaten versehen (z. B. Datum, Absender, Empfänger, Aktenzeichen). Dadurch wird späteres Finden, Sortieren und Zuordnen für Sie deutlich einfacher. - Elektronische Weiterleitung
Die digitalisierten Dateien werden Ihnen unmittelbar per E-Mail, über ein geschütztes Kundenportal oder direkt in Ihre digitale Ablage (z. B. Cloud oder Dokumentenmanagementsystem) übermittelt, ganz nach Wunsch. - Aufbewahrung & Originalrückversand (optional)
Je nach Service kann das Original originalgetreu und sicher gelagert werden oder Ihnen in regelmäßigen Zeitabschnitten (z. B. wöchentlich, monatlich) in Form einer Originalsammlung nach Hause oder ins Büro zurückgesendet werden.
Was passiert mit Ihrer Post: Sicher & Transparent
- Datenschutz & Sicherheit: Ihre Post wird nach höchsten Standards verarbeitet, vertraulich, DSGVO-konform und sicher.
- Keine Informationsverluste: Alle Seiten, handschriftlichen Vermerke oder Beilagen werden erfasst.
- Transparenz: Sie behalten jederzeit Überblick über verarbeitete Postsendungen, über E-Mail-Benachrichtigungen oder Ihr persönliches Postportal.
- Archivierung: Auf Wunsch archivieren wir die digitalen Dateien revisionssicher für einfache Nachvollziehbarkeit und spätere Nutzung.
Für wen ist ein DPEZ sinnvoll?
✔️ Privatpersonen
Für alle Personen, die öfters in den Urlaub fahren, keine Zeit haben Briefe zu öffnen oder einfach mal Lust auf den digitalen Posteingang haben.
✔️ Unternehmen & Mittelstand
Für alle Firmen, die regelmäßig Geschäftsbriefe, Rechnungen, Verträge oder Behördenpost erhalten. Besonders wertvoll, wenn mehrere Personen Zugriff benötigen oder Abläufe digitalisiert werden sollen.
✔️ Selbstständige & Freiberufler
Sie sparen Zeit, vermeiden Papierchaos und haben Ihre geschäftskritische Post sofort digital verfügbar, auch unterwegs.
✔️ Vereine & Organisationen
Gerade in Vereinen mit ehrenamtlichen Strukturen erleichtert ein DPEZ die Zusammenarbeit: Vorstand, Kassenwart und Schriftführer können digital parallel arbeiten, ohne physisch vor Ort zu sein.
Ihre Vorteile auf einen Blick
✅ Schnelle digitale Bereitstellung – keine Verzögerung durch Postlaufzeiten
✅ Zeitersparnis & höhere Effizienz – weniger manuelle Verwaltungsarbeit
✅ Ortsunabhängiger Zugriff – auf dem Laptop, Tablet oder Smartphone
✅ Revisionssichere Ablage – gesetzeskonforme Archivierung
✅ Flexibler Originalversand – zeitgesteuert zurück nach Hause oder ins Büro
Fazit
Ein Digitales Posteingangszentrum (DPEZ) ist weit mehr als nur ein Scanservice. Es ist ein moderner, digitaler Postprozess, der Ihre Arbeitsabläufe erheblich erleichtert und Ihre Organisation zukunftssicher macht. Egal ob Verein, kleiner Betrieb oder mittelständisches Unternehmen – mit einem DPEZ erhalten Sie Ihre Post schneller, strukturierter und jederzeit verfügbar.
Interesse an der Nutzung des DPEZs Nienburg und/oder Celle?
Wir freuen uns über eine Nachricht von Ihnen: dpez@agenturen-netzwerk.de
Mehr über unsere Logistik finden Sie hier heraus: DFN Logistik
Mehr über die kostenlose Zustellung in Celle finden Sie hier heraus: Zustellung in Celle